El proyecto pionero de la Tesorería de Toledo para gestionar los impuestos con inteligencia artificial

Equipo de la Tesorería Municipal del Ayuntamiento de Toledo

El equipo de la Tesorería municipal del Ayuntamiento de Toledo ha emprendido un proyecto de transformación de la gestión de ingresos gracias a diversos procesos tecnológicos que le ha valido el reconocimiento en los VIII Premios a la Excelencia y a la Calidad en la Prestación de los Servicios Públicos que otorga el Gobierno regional.

Dicho proyecto, por el que ha obtenido un diploma de finalista en la categoría de 'Mejores prácticas de gestión interna' en el pasado ejercicio, se basa en la implementación de la inteligencia artificial en varias de las actuaciones que lleva a cabo el equipo que compone la Tesorería municipal -unas 25 personas-.

Se trata de un importante esfuerzo de modernización integral de la gestión en el ámbito tributario del municipio que convierten al Ayuntamiento de Toledo en uno de los pocos del país en potenciar el uso de la administración electrónica en diversas tareas, según explica a este medio Marta Muñoz, tesorera municipal del Consistorio.

En concreto, la redefinición y el rediseño "desde cero" de la totalidad de los procedimientos de gestión de ingresos ha buscado un doble objetivo: desde el punto de vista interno, mejorar, simplificar y buscar una mayor eficiencia, y desde la perspectiva externa, prestar un mejor servicio al ciudadano.

La gestión electrónica de todos los expedientes, los procedimientos de respuesta inmediata, la actuación electrónica automatizada en los casos que es posible, la simplificación de los procedimientos para facilitar su uso por parte de los contribuyentes o la supresión de la obligación de presentar cierta documentación no imprescindible son algunos de los ejemplos de los procesos que está llevando a cabo la Tesorería municipal.

Así, se ha conseguido llevar a cabo una reingenería de los procedimientos administrativos que ha supuesto la mejora en la tramitación de expedientes o en la coordinación de las distintas áreas que se integran en la Tesorería, ha reducido duplicidades y ha flexibilizado la gestión documental, así como también ha mejorado la generación de documentos más claros y comprensibles que en ocasiones resultaban confusos para los contribuyentes.

Entrega del diploma de los VIII Premios a la Excelencia y a la Calidad en la Prestación de los Servicios Públicos/ Foto: A. Pérez Herrera (JCCM)

El trabajo de la Tesorería se divide en dos vertientes: pagar y cobrar. En la parte de cobro se lleva la gestión de impuestos muy dispares como el Impuesto de Bienes e Inmuebles (IBI), las tasas municipales o las multas. Además de esta gestión, también resuelve reclamaciones y recursos de los contribuyentes a dichos impuestos. "El trabajo es bastante amplío y variado, es como una mini agencia tributaria. Tenemos todas las incidencias que pueda tener la agencia pero sin la estructura de la agencia", explica Muñoz.

Las multas o la ORA

La primera actuación que pusieron en marcha con el proyecto de transformación digital de este servicio público, que arrancó a finales de 2017, fue la integración de la base de datos de las multas de tráfico, un trabajo conjunto con la Policía Municipal y los equipo informáticos de esta y la Tesorería que ha permitido alcanzar una gestión "mucho más eficaz" de la recaudación que generan estas sanciones.

Para llevar a cabo este rediseño, el Ayuntamiento compró una aplicación móvil (app) que gestionan los agentes en los dispositivos proporcionados y a través de la cual se incorporan las denuncias de manera inmediata a un sistema único de tramitación que permite compartir los datos relativos a estas infracciones.

De la misma manera, el sistema de pago de la ORA a través de una pasarela de pago 'online' ha facilitado el control de ingresos que anteriormente tenían que hacer en una entidad bancaria presencialmente, un trabajo tedioso que han conseguido simplificar gracias a la digitalización de estos procesos.

Asimismo, la Tesorería ha conseguido potenciar la colaboración con organismos y colectivos como el Colegio de Gestores Administrativos, la Dirección General de Catastro, la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT), la Junta, el Instituto Nacional de Estadística (INE) o la Tesorería General de la Seguridad Social.

"La administración burocrática es una garantía de trato igualitario siempre que se automatice"

La tesorera municipal señala que, internamente, decidieron cambiar la filosofía de trabajo automatizando procesos. "Debemos hacer que la máquina sea capaz de hacer burocracia, que está tan mal vista pero que en realidad es una garantía para la ciudadanía siempre que se automatice. La administración burocrática es una garantía de trato igualitario", apunta Muñoz, que indica que la automatización de estos procesos ha permitido también generar fraccionamientos de pago 'online' a través de la Oficina Virtual del Ayuntamiento de Toledo.

Sede electrónica del Ayuntamiento de Toledo

También se pueden descargar de esta plataforma certificados o notificaciones. "Todo va con un sello de órgano que es la máquina quien lo firma. Meter inteligencia artificial en procesos y automatizar la burocracia es una revolución en la administración", agrega la tesorera municipal.

Cuestionada sobre si esta automatización de procesos, en los que la máquina es capaz de hacer las tareas de los trabajadores, podría suponer una disminución de los empleos en este ámbito, Muñoz considera que los trabajadores tienen que "reconvertir sus funciones". "Los trabajos van a cambiar. Lo que no podemos es ir a remolque y ya vamos tarde. Un montón de empresas en el sector privado tienen inteligencia artificial, ¿por qué no la tenemos en el sector público?", dice.

En este sentido, el Ayuntamiento de Toledo, pionero en esta implantación junto a otros consistorios como el de Málaga, seguirá dando continuidad a estos procesos, este año quieren hacerlo con los beneficios fiscales. Una labor para la que resulta imprescindible el papel del servicio de informática del Ayuntamiento de Toledo, que cuenta con un equipo pequeño "pero muy bueno".

No obstante, el desarrollo de la administración electrónica no tendría que repercutir en que deje de haber atención presencial en el propio Ayuntamiento, tal y como está haciendo la banca. "Si alguien quiere, que venga y se le atienda lo mejor que se le pueda, teniendo en cuenta que esto es para pagar impuestos, que en realidad no es agradable. Si tiene que pedir un beneficio o una bonificación, a lo que tenga derecho, que venga y se lo lleva puesto, que no tenga que esperar para ello", señala también sobre la eficiencia con la que la digitalización complementa también el servicio presencial.